De toetreding als coöperant van Zonneberg wordt beschouwd als een contractuele overeenkomst die het bijhouden van persoonsgegevens door Zonneberg rechtvaardigt.

Zonneberg heeft met vzw Hefboom – Vooruitgangstraat 333/5 – 1030 Brussel (O.N.0431.817.571 ) een verwerkingsovereenkomst afgesloten waarin bepaald wordt dat vzw Hefboom de Persoonsgegevens uitsluitend verwerkt namens Zonneberg, op basis van diens schriftelijke instructies en de genoemde overeenkomst. Zonneberg belast vzw Hefboom bovendien als verwerker van deze gegevens om de nodige maatregelen te nemen omtrent bescherming en bewaring van de haar toevertrouwde gegevens conform de geldende wettelijke verplichtingen.

Als verwerkingsverantwoordelijke blijft Zonneberg de eigenaar van deze gegevens die verzameld werden in het kader van haar activiteiten. De bewaring en bescherming van deze gegevens worden opgenomen door de verwerker.

De persoonsgegevens van (kandidaat-) coöperanten die worden ingebracht op het webformulier “inschrijving of bijstorting aandeelhouder” van Zonneberg worden dus verwerkt en bijgehouden door vzw Hefboom – Vooruitgangstraat 333/5 – 1030 Brussel (O.N.0431.817.571 ) die als dienstverlener instaat voor het beheer van het aandeelhoudersregister van Zonneberg.

Door zijn inschrijving op het webformulier gaat de (kandidaat-)coöperant ermee akkoord dat de door hem verstrekte informatie, inclusief alle data en elektronische documenten ivm zijn transacties in het aandeelhoudersregister wordt opgeslagen in elektronische databanken die dienen om het aandeelhoudersregister van Zonneberg te verantwoorden, en de noodzakelijke communicatie te voeren die verband houdt met zijn aandeelhouderschap van Zonneberg.

Vzw Hefboom verbindt zich ertoe om de data met betrekking tot de coöperant maximaal te beschermen in door SSL beveiligde omgevingen (online en offline), en enkel een door middel van een beveiligde login gecontroleerde toegang te verlenen aan personen die belast zijn met het beheer van het dossier en de coöperatie.

De informatie wordt door vzw Hefboom bewaard tot 31 december van het 10de jaar na het jaar waarin de coöperant is uitgetreden, of tot zolang wettelijke bepalingen in het kader van haar opdracht met betrekking tot het beheer van het aandeelhoudersregister van Zonneberg hiertoe verplichten. Daarna wordt de informatie geanonimiseerd.

Indien de dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot het beheer van de aandeelhoudersadministratie tussen vzw Hefboom en Zonneberg wordt stopgezet zal vzw Hefboom alle beschikbare data in elektronische vorm overdragen aan Zonneberg en alle data met betrekking tot de coöperanten van Zonneberg die in haar bezit zijn vervolgens vernietigen na de in de verwerkingsovereenkomst afgesproken termijn.

De coöperant heeft het recht om op eenvoudig verzoek de informatie die met betrekking tot zijn (aanvraag tot) aandeelhouderschap wordt bijgehouden, te raadplegen, een kopie op te vragen en eventueel te laten corrigeren. Hiervoor richt hij desgevallend een aanvraag tot de voorzitter van de Raad van Bestuur van de coöperatie, op het adres van de vennootschap, of door middel van een email gericht aan zonneberg@hefboom.be.